Відділ діловодства та архівної роботи центру забезпечення діяльності Управління ДСНС України у Тернопільській області (скорочена назва Відділ Д та АР ЦЗД) (далі - Відділ) Управління ДСНС України у Тернопільській області (далі – Управління) підпорядковується начальнику У ДСНС України у Тернопільській області та в межах його доручень - першому заступнику начальника Управління.
Основні завдання Відділу
- Документальне забезпечення діяльності Управління ДСНС України.
- Організація діловодства, встановлення єдиного порядку роботи з документами в усіх структурних підрозділах Управління.
- Попередній розгляд кореспонденції для доповіді керівництву У ДСНС України у Тернопільській області.
- Забезпечення чіткої організації централізованої реєстрації документів та діловодного контролю за їх виконанням.
- Обов'язкова реєстрація всіх документів, що надходять до Управління ДСНС України та видаються ним.
- Підготовка проектів наказів і доручень керівництва Управління з питань, що належать до компетенції Відділу.
- Приймання від структурних підрозділів Управління та зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації.
- Участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ Управління, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою.
- Ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та щорічне подання відомостей про їх кількість за формою, встановленою Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за № 407/5598 (із змінами) (далі -Правила), державному архіву Тернопільської області.
- Проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії Управління проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з особового складу та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.
- Створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів.
- Організація користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил.
- Підготовка, передавання та транспортування (за рахунок Управління) документів Національного архівного фонду до державного архіву.
- Участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників Управління, які відповідають за роботу з документами.
Функції відділу
- Забезпечує прийом, реєстрацію, облік, зберігання та відправку, оперативний розшук, інформування за документами, своєчасний розподіл документів та кореспонденції для доповіді начальнику Управління та його заступникам.
- Доводить у визначені строки для виконання до структурних підрозділів накази та вказівки керівництва Управління ДСНС України у Тернопільській області відповідно до встановленого порядку.
- Здійснює контроль за якістю, правильністю підготовки, оформлення документів та вживає заходів до скорочення термінів проходження документів, узагальнює і аналізує відомості з документообігу в Управлінні.
- Забезпечує чітку організацію реєстрації документів та діловодного контролю за їх виконанням.
- Розробляє та подає у встановленому порядку пропозиції з питань удосконалення системи діловодства в Управлінні.
- Організовує, відповідно до Закону України «Про звернення громадян» роботу зі зверненнями громадян (попередній розгляд пропозицій, заяв, скарг, звернень; реєстрація), одержаних поштою та на особистому прийомі. Формує базу даних щодо результатів розгляду та архів розглянутих звернень.
- Веде облік бланків наказів і листів Управління, у встановленому порядку контролює їх використання за призначенням.
- Складає примірну зведену номенклатуру справ Управління.
- Організовує діловодство, встановлення єдиного порядку роботи з документами в усіх структурних підрозділах Управління.
- Приймає документи від структурних підрозділів У ДСНС України у Тернопільській області, впорядковані відповідно до діючих Правил, через два роки після закінчення їх в діловодстві, для подальшого архівного зберігання;
- Здійснює облік прийнятих документів та забезпечує їх повну схоронність, видає архівні довідки;
- Організовує і здійснює експертизу цінності документальних матеріалів при їх відборі на державне зберігання, готує справи до здачі у державний архів;
- Готує зведені описи справ постійного зберігання та по особовому складу;
- Складає акти на знищення документів, строки яких закінчились;
- Здійснює передачу справ постійного зберігання У ДСНС України у Тернопільській області до місцевих державних архівів;
- Уніфікує системи документації та документи з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів.
- Впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації, інші нормативи в Управлінні та підрозділах, що належать до сфери його управління.
- Засвідчує негербовою печаткою документи у випадках, передбачених Інструкцією з діловодства Управління.
- Забезпечує організацію навчання та підвищення кваліфікації працівників діловодної служби Управління та структурних підрозділів.
- Здійснює методичне керівництво з питань діловодства у підпорядкованих підрозділах Управління.
- Здійснює регулярну перевірку стану діловодства в структурних підрозділах Управління.
- Організовує роботу Архіву відповідно до Положення про державний архівний фонд України та інших нормативно-правових документів з архівної справи.
- Забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності Управління, для передачі на державне зберігання.
- Організовує особистий прийом громадян керівництвом У ДСНС України у Тернопільській області згідно із Законом України «Про звернення громадян».