Сектор планування, аналітичного та документального забезпечення (скорочена назва СПАтаДЗ) (далі - Сектор) Управління ДСНС України у Тернопільській області (далі – Управління) підпорядковується начальнику У ДСНС України у Тернопільській області та в межах його доручень - першому заступнику начальника Управління.
Функції Сектору
- Здійснює річне та піврічне планування роботи Управління ДСНС України у Тернопільській області, веде моніторинг виконання запланованих заходів.
- Перевіряє стан планування, ведення діловодства та виконання керівних документів структурними підрозділами Управління і підпорядкованими йому підрозділами.
- Готує проекти наказів про розподіл функціональних обов’язків та повноважень між першим заступником та заступниками начальника Управління; затвердження положень про структурні підрозділи Управління; затвердження персонального складу консультативно-дорадчих та інших органів.
- Здійснює контроль за якістю, правильністю підготовки, оформлення документів та вживає заходів до скорочення термінів проходження документів в Управлінні.
- Через відділ діловодства та архівної роботи центру забезпечення діяльності Управління ДСНС України у Тернопільській області:
- здійснює попередній розгляд документів та організаційно-технічне забезпечення роботи начальника Управління.
- забезпечує прийом, реєстрацію, облік, зберігання та відправку, оперативний пошук, своєчасний розподіл документів та кореспонденції для доповіді керівництву У ДСНС України у Тернопільській області;
- доводить у визначені строки для виконання до структурних підрозділів накази та вказівки керівництва У ДСНС України у Тернопільській області відповідно до встановленого порядку;
- веде архівну справу в У ДСНС України у Тернопільській області;
- складає зведену номенклатуру справ У ДСНС України у Тернопільській області;
- приймає документи від структурних підрозділів У ДСНС України у Тернопільській області, впорядковані відповідно до діючих Правил, через два роки після закінчення їх в діловодстві, для подальшого архівного зберігання;
- здійснює облік прийнятих документів та забезпечує їх повну схоронність, видає архівні довідки;
- організовує і здійснює експертизу цінності документальних матеріалів при їх відборі на державне зберігання, готує справи до здачі у державний архів;
- готує зведені описи справ постійного зберігання та по особовому складу;
- складає акти на знищення документів, строки яких закінчились;
- здійснює передачу справ постійного зберігання У ДСНС України у Тернопільській області до місцевих державних архівів;
- веде облік бланків наказів і листів У ДСНС України у Тернопільській області, у встановленому порядку контролює їх використання за призначенням;
- забезпечує контроль за своєчасним надходженням інформаційних та інших матеріалів від структурних підрозділів У ДСНС України у Тернопільській області і підпорядкованих йому підрозділів про хід виконання керівних документів, річних та календарних планів;
- організовує, відповідно до Закону України “Про звернення громадян” роботу зі зверненнями громадян (попередній розгляд пропозицій, заяв, скарг, звернень), одержаних поштою та на особистому прийомі; реєструє, контролює хід їх виконання, формує базу даних щодо результатів розгляду та архів розглянутих звернень;
- організовує особистий прийом громадян керівництвом У ДСНС України у Тернопільській області згідно із Законом України “Про звернення громадян”.
- Забезпечує організацію навчання працівників підпорядкованих підрозділів, відповідальних за діловодство, планування та контроль, для підвищення їх кваліфікації.
- Веде в установленому порядку облік завдань, реалізація яких передбачена керівними документами, контроль за виконанням яких покладено на Сектор.
- Готує і систематично надає керівникам структурних підрозділів Управління, як нагадування, попереджувальні інформаційні матеріали щодо термінів виконання керівних документів.
- Готує аналітичні та інформаційні матеріали для доповіді начальнику Управління про хід виконання керівних документів, вносить пропозиції керівництву У ДСНС України у Тернопільській області про зняття з контролю чи продовження термінів виконання вищезазначених документів, про притягнення у встановленому порядку до відповідальності працівників структурних підрозділів Управління і підпорядкованих йому підрозділів, за їх невиконання або неналежне виконання.
- Перевіряє виконання структурними підрозділами Управління та підпорядкованими підрозділами вимог законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України та ДСНС України, рішень Колегії ДСНС України, наказів та рішень Колегії У ДСНС України у Тернопільській області, протокольних доручень начальника Управління за результатами апаратних (оперативних) нарад, а також стан роботи зі зверненнями громадян.
- Розробляє та подає у встановленому порядку пропозиції з питань удосконалення планування роботи, системи діловодства та контролю в Управлінні.
- Відповідає в установленому порядку за доступ до публічної інформації, розгляд інформаційних запитів, з урахуванням вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації".
- Здійснює методичне керівництво з питань планування роботи, діловодства, архівної справи, контролю виконання та роботи зі зверненнями громадян у підпорядкованих підрозділах У ДСНС України у Тернопільській області.
- Виконує інші функції, які випливають із покладених на нього завдань.